Caractéristiques clés d’un système de gestion électronique de documents


gestion electronique de documents

Nous vivons dans un monde virtuel au rythme effréné, où la numérisation des documents n’est plus optionnelle pour les entreprises. Et même lorsque les informations commerciales sont numérisées, la gestion d’un volume élevé de fichiers n’est pas facile. Un système de gestion électronique de documents (GED) efficace permet d’éviter le désordre et simplifie le processus de gestion des documents. Les entreprises reconnaissent un besoin clair et net d’un système de gestion électronique de documents (GED) qui gère efficacement leurs documents numériques. La mise en œuvre d’un SGED est essentielle pour les organisations aujourd’hui. Sans la capacité de créer, traiter, gérer, transférer et partager la documentation électronique, elles ne peuvent pas rester compétitives ou réagir aux changements dynamiques du marché. Cependant, tous les systèmes de gestion de documents ne font pas l’affaire. Les organisations doivent s’assurer que certaines fonctionnalités clés sont présentes dans la solution de GED qu’elles déploient. Voici un aperçu de certaines de ces fonctionnalités :


Les documents de votre entreprise contiennent votre bien le plus précieux : l’information. Le logiciel de GED que vous choisissez doit vous aider à tirer le maximum de valeur de ces informations.

Idéalement, une GED permet de saisir des données provenant des sources suivantes : images numérisées, courriels, fichiers provenant de dispositifs mobiles, données saisies via des formulaires Web et fichiers numériques créés manuellement.

Une recherche et une récupération efficaces des documents font partie intégrante d’une GED. Chaque fois que les membres de votre personnel veulent accéder à un document particulier, ils doivent le trouver instantanément et le récupérer sans délai. Pour cela, lorsqu’un nouveau fichier entre dans votre système, il doit être indexé, catégorisé, étiqueté avec des termes de recherche spécifiques et stocké de manière organisée. L’indexation et la classification sont des fonctionnalités essentielles de la GED, et la fluidité de l’organisation des fichiers permet de gagner d’innombrables heures et d’améliorer la productivité.

Traitement des documents


Un autre aspect crucial d’une GED est sa capacité à traiter l’information.

Les documents dactylographiés ou les mémos manuscrits doivent être convertis au format numérique à l’aide de scanners. Mais les images numérisées contiennent encore des informations. Il est essentiel de convertir ces précieuses informations en texte électronique lisible par le SGED. Les données électroniques sont ensuite traitées, indexées et mises à disposition dans la fonctionnalité de recherche du logiciel. Des fonctions avancées d’OCR (reconnaissance optique de caractères) ou d’ICR (reconnaissance intelligente de caractères) traitent automatiquement les informations dans le SGED. Cette technologie permet de capturer de grandes quantités de documents imprimés ou manuscrits avec une grande précision.


Sécurité des données et gestion des droits

Les données sont précieuses, et votre GED doit les protéger à tout prix. La sécurité et le contrôle d’accès ou la gestion des droits sont des caractéristiques essentielles d’une GED. Les données d’IDC montrent que les dépenses mondiales en matière de cybersécurité devraient atteindre environ 153,2 milliards de CHF d’ici 2023, avec un TCAC de 9,4 % entre 2019-2023.

Les menaces sur la sécurité des données sont constantes et omniprésentes. Une GED offre plusieurs couches de protection contre le vol de données ou la perte due à la suppression accidentelle de fichiers. Le cryptage permet de se protéger contre le piratage. Des fonctions de contrôle d’accès strictes utilisant des logins sécurisés et le cryptage des mots de passe ajoutent une autre couche de sécurité. La gestion des droits limite l’accès aux seuls utilisateurs qui en ont besoin et renforce la sécurité des données. Les pistes d’audit permettent de savoir quels utilisateurs ont accédé ou modifié des fichiers dans le système et aident à déterminer les responsabilités en matière de traitement de l’information.

Votre système de gestion électronique de documents doit être un élément clé de votre infrastructure de sécurité numérique. Choisissez-le donc avec discernement ! La sécurité est une priorité absolue lors du choix de votre SGED.

Rapports et tableaux de bord automatisés


Si les organisations veulent prospérer dans un monde numérisé, elles doivent répondre aux défis commerciaux en temps réel. Un système de gestion électronique de documents efficace y contribue grâce à ses capacités de reporting automatisé. Les tableaux de bord de reporting automatisés permettent d’intégrer des données commerciales en temps réel dans le système afin de refléter les processus opérationnels au moment où ils se produisent. Les alertes instantanées permettant d’avertir le personnel clé de tout problème lié à un document sont une autre caractéristique essentielle. En outre, l’interface de la GED doit être facile à naviguer pour tous. Des tableaux de bord avec des alertes automatiques pour les suivis programmés, des transcriptions de chat et un calendrier intégré sont des fonctionnalités de GED hautement souhaitables et ajoutent de la valeur aux systèmes d’information de l’organisation.

Automatisation des flux de travail et gestion des processus métier


L’automatisation des flux de travail consiste à automatiser les processus d’entreprise manuels et fastidieux. Contrairement à la croyance populaire, l’automatisation des flux de travail est réalisable, facile à déployer et abordable.

Choisissez un système de gestion électronique de documents doté de fonctions de gestion des processus métier et d’automatisation des flux.

L’automatisation du flux de travail traite les documents entrants, les achemine vers la bonne destination et met automatiquement à jour les enregistrements en fonction des documents présents dans le système.


Dans quelle mesure votre SGED est-il personnalisable ? Chaque entreprise étant différente, une approche unique ne fonctionne pas. Choisissez un SGED qui s’adapte aux besoins personnalisés de votre organisation et répond à vos exigences commerciales spécifiques. Choisissez un SGDE qui prend en charge les intégrations avec d’autres systèmes et outils informatiques existants. Il doit permettre de personnaliser les champs de formulaire, les attributs de document et les tableaux de bord de rapport pour répondre aux besoins de votre équipe.

Collaboration et communication rationalisées


La collaboration est essentielle pour créer, gérer et utiliser efficacement les documents commerciaux. Un SGED répond à ces besoins en améliorant activement la communication avec les employés et les partenaires commerciaux. La possibilité de publier des commentaires et d’offrir une plate-forme pour des discussions ouvertes est une autre caractéristique très souhaitable de la GED. Les utilisateurs travaillant simultanément sur un document font gagner un temps précieux aux équipes soudées. Un contrôle strict des versions est nécessaire lorsque plusieurs utilisateurs travaillent sur un fichier en même temps. Le versionnage des documents offre un moyen simple de vérifier l’historique des modifications d’un fichier, de retracer les modifications apportées par les utilisateurs et de récupérer les anciennes versions. Les fonctions collaboratives d’un système de gestion électronique de documents permettent aux équipes de visualiser et de modifier des documents partagés en temps réel, éliminant ainsi de nombreuses interactions fastidieuses par courrier électronique. Les utilisateurs et les administrateurs peuvent examiner la progression des documents à mesure qu’ils sont créés, réutilisés ou modifiés.

Pour plus d’informations, je vous suggère de visitez ces sites web : 

  1. https://fr.wikipedia.org/
  2. https://www.digitech.swiss/
  3. https://www.digital4efficiency.ch/
  4. https://www.devillard.ch/

Votre commentaire

Entrez vos coordonnées ci-dessous ou cliquez sur une icône pour vous connecter:

Logo WordPress.com

Vous commentez à l’aide de votre compte WordPress.com. Déconnexion /  Changer )

Photo Google

Vous commentez à l’aide de votre compte Google. Déconnexion /  Changer )

Image Twitter

Vous commentez à l’aide de votre compte Twitter. Déconnexion /  Changer )

Photo Facebook

Vous commentez à l’aide de votre compte Facebook. Déconnexion /  Changer )

Connexion à %s